Новая система управления бизнес процессами А2Б находится в "облаке", состоит из модулей и построена по всем законам менеджмента. Другими словами, вам не придется покупать дорогое оборудование, платить за функционал, который вам никогда не пригодится или по крайней мере не нужен сейчас, и в то же время вы сможете организовать работу компании по всем правилам и получить все инструменты для эффективного управления.
Какие требования могут возникнуть у любой компании к электронной системе управления бизнесом? Во-первых, она должна быть простой, чтобы и руководитель и сотрудники быстро поняли, куда что записывать, как ставить задачи и закрывать их.
Во-вторых, она должна вписываться в бюджет компании, чтобы не создавать риск неоправданных затрат. И последнее — система должна охватывать все области работы, показывать актуальные данные о компании и экономить время.
Онлайн-система А2Б выполняет все перечисленные пункты, а чтобы проверить это, можно бесплатно протестировать сервис в течение месяца.
"Облачная" система экономит деньги
Руководители небольших компаний стремятся сократить затраты и не платить за отдельные сервера, дополнительных сотрудников и дорогие программы для электронного менеджмента. Обычно их заменяют таблицы Excel и устные "иди туда, сделай то, и побыстрее".
С помощью А2Б компании наконец смогут сменить дедовские методы работы на современную систему управления. Чтобы зайти в систему, нужен интернет и свой аккаунт (сначала бесплатный).
Вся техническая сторона по работоспособности системы лежит на плечах разработчиков, а руководители и сотрудники компании могут планировать, подавать идеи, ставить и выполнять задачи, как за офисным компьютером, так и со своего смартфона или планшета, например, стоя в пробке.
Только то, что нужно
Как уже говорилось выше, система состоит из модулей. Всего в ней семь платных модулей и еще четыре раздела — основа системы, которая поставляется бесплатно, если вы купили хотя бы один платный модуль.
Кроме необходимых каждой компании модулей, которые есть почти в каждой системе управления, представлено четыре оригинальных — Цели, Планы, Расписания и Идеи.
С помощью этих модулей вы можете поставить долгосрочные цели, направленные на развитие компании, разбить их на более мелкие задачи, планировать мероприятия для отдельных сотрудников или целых подразделений, задавать сроки выполнения и корректировать по мере реализации.
Кроме того, ход реализации в процентах всегда будет у вас перед глазами, и перед глазами ваших сотрудников, конечно, если они имеют отношение к этой задаче.
Простое оформление и всё под рукой
Итак, вы решили попробовать А2Б. Для этого вы регистрируетесь на сайте a2b.su, вводите свой e-mail, телефон, придумываете пароль и заходите в систему. Вас сразу предупреждают, до какого числа вы можете использовать её бесплатно, и вы попадаете на главную страницу — корпоративный портал компании.
Первое, что бросается в глаза — простой, лаконичный интерфейс сервиса, выполненный в бело-серой гамме с яркими цветными вставками. Никакой анимации и прочих ненужных украшений — всё просто, понятно и по-деловому.
В левой части экрана при наведении курсора подсвечиваются цветом разные модули, в правой — в ярких цветах представлены актуальные данные о компании. Здесь вы видите в процентах объем продаж, поступлений, новые идеи, выполнение планов месяца, проекты с опозданием и долю таких проектов в компании.
Каждый пункт данных о компании выполнен в том же цвете, что и модуль, который на него влияет, например, "Идеи" подсвечиваются бирюзовым, так же, как и "Количество активных идей".
Когда вы начнете работу в системе и заполните все данные, каждый раз при входе перед вами будут появляться все проекты и задачи, которые требуют внимания в первую очередь. Все сотрудники знают, с чего начать свой день и стоит ли напрячься сегодня, чтобы улучшить свои показатели и подтянуть свои проекты.
В правом верхнем углу есть значок быстрого добавления. Когда вы освоитесь в системе, сможете добавлять новые планы, задачи, идеи и другие элементы, не заходя в модуль, что еще больше сэкономит ваше бесценное время.
Да, еще можно добавить логотип вашей компании и контактные данные. Всё, можно тестировать модули.
Персонал
В первую очередь надо добавить в программу сотрудников. Для этого заходим в модуль "Персонал". Можете вбивать сотрудников по одному или доверить это своим кадровикам, а если у вас есть таблица персонала в Excel, всё еще проще — загружаете её и порядок.
В структуре задаете подразделения, уже в них — должности. Подразделениям можно задать степени важности и увидеть это в Иерархии.
Далее в "Администраторы модулей" назначаете, кто из ваших сотрудников будет редактировать какой модуль.
В телефонном справочнике модуля отражаются все сотрудники по отделам, вместе с телефонами и e-mail, так что найти их будет очень просто. Кроме того, можно использовать поиск, просто ввести фамилию или имя.
Цели
У каждого бизнеса должны быть долгосрочные цели, чтобы знать, к чему стремиться и куда развиваться. Для этого в системе есть первая вкладка "Цели".
Сначала в ней нужно создать классы целей, например, персонал, финансы, продажи или что-то ещё.
Далее в форме можно создавать долгосрочные цели, устанавливать ответственных, задавать класс (из созданных ранее) и указывать дедлайн. У каждой цели есть статусы: нет данных, на реализации, завершена, отменена.
К каждой цели можно привязать планы, проекты и идеи, и отслеживать, как быстро компания приближается к поставленной цели.
Планы
Здесь вы можете создавать планы на подразделения и сотрудников, разделив их на разные задачи и мероприятия , назначить срок выполнения и ответственных за реализацию. Здесь можно отслеживать выполнение в среднем по компании и по каждому плану отдельно, указывать приоритет задач и устанавливать статусы: формирование, согласование, выполнение, архив.
Планы и задачи легко создаются и редактируются, например, чтобы назначить ответственного, достаточно начать набирать его фамилию и в выпадающей строке выбрать нужного.
Проекты
Здесь вы можете добавлять конкретные проекты: их описание, руководителя, куратора и даты исполнения. В системе есть полный набор инструментов для охвата всех контуров проекта, начиная от плана-графика с диаграммой Ганта с задачами и заканчивая бюджетом проекта. План-график с Гантом и бюджет проекта можно экспортировать в Excel.
Вы можете писать конкретные поручения по проекту или просто комментировать, как он продвигается. Этот модуль пригодится всем, кто хочет отслеживать выполнение задач и проектов, контролировать своих сотрудников, и при этом не тратить много времени. Управление проектами в А2Б реализовано на основе лучших мировых практик проектного менеджмента.
Поручения
Модуль предназначен для постановки поручений сотрудникам и отслеживания их выполнения. Поручение дается на конкретную дату и отражается в календаре, так что ответственный за выполнение точно его не пропустит. Также уведомление о новом поручении уйдет сотруднику на электронную почту. Если же поручение не исполняется, это влияет на процент невыполненных поручений по компании, который можно посмотреть на главной странице.
Клиенты
CRM-модуль "Клиенты" пригодится любому бизнесу. Вы можете внести в него всех своих клиентов с указанием сегмента рынка, статуса, взаимодействий с контактными лицами, реквизитов. Одного взгляда достаточно, чтобы увидеть количество сделок с конкретным клиентом и его статус (предполагаемый, текущий или будущий).
Не нужно долго сидеть над графиками и собирать данные о сделках — в А2Б очень просто анализировать активность продаж и работу сотрудников. Вашим менеджерам тоже будет проще работать с клиентами — через этот модуль можно быстро отправить корпоративную почту или запланировать звонок ( в контактных данных клиента есть всё).
Календарь
В календаре разными цветами отмечаются события, задачи, проекты и плановые мероприятия, причем не обязательно их специально добавлять — они отмечаются автоматически, по мере добавления в систему. Можно создать событие на любой день или продлить его на любой период, например, повторять событие каждый второй день. Еще один плюс — А2Б синхронизируется с Google Календарем.
Документы
В бесплатном хранилище документов есть разделение на разные категории — входящие и исходящие письма, регламенты, распоряжения, документы и другие. Можно добавить любые дополнительные категории и папки. При добавлении документа можно указать его регистрационный номер и дату регистрации.
Идеи
Такого модуля нет в других системах управления, хотя идеи и их обсуждение — один из ключевых моментов бизнеса. Создаете область — персонал, реклама, продвижение, всё, что вам надо.
В каждой области можно создавать идеи, привязывать их к задачам, голосовать за них и комментировать. Если вы приучите сотрудников активно участвовать в обсуждении, стоящие идеи для дальнейшего развития всегда будут на виду, а не в блокнотах ваших гениев. В правой части экрана можно увидеть, насколько обсуждаемая идея интересна сотрудникам компании и какой у неё рейтинг (количество голосов).
Расписания
Этот модуль пригодится для любых целей, начиная от графика отпусков и заканчивая очередью на уборку.
Сначала задаются классы расписания, потом создается само расписание на любой период времени. Все расписания хранятся в одном месте, что гораздо удобнее, чем отдельные таблицы, которые постоянно теряются.
Расписания можно предоставлять в общий доступ или скрывать. Впрочем, то же самое можно делать с планами, проектами, поручениями и остальными элементами системы — просто нажимаете на замочек, и элемент не видит никто, кроме вас.
Сколько всё это стоит?
Модули "Цели" и "Идеи" стоят по 300 рублей вне зависимости от того, сколько сотрудников в вашей компании. Модули "Поручения", "Планы", "Проекты", "Клиенты" и "Расписания" по 500 руб. для компании до 20 человек, по 800 руб. — до 50ти, по 1100 руб. до 100 человек и по 1500 руб., если больше 100.
На сайте есть удобный калькулятор — выбираете количество модулей, количество человек в компании и время, в течение которого планируете использовать А2Б.
Система быстро посчитает, во сколько это вам обойдется, и если стоимость не устраивает, можете поэкспериментировать с модулями. Может быть, вы сможете обойтись без каких-то их них?
Заключение
А2Б — это простая, удобная и недорогая система для управления бизнесом. В ней приятно работать, ничего не отвлекает, всё на виду и под рукой: задачи, цели, планы, проекты и даже идеи.
Приятно, что каждый руководитель сможет оценить её, прежде чем платить хоть какие-то деньги, а сотрудники будут замечать все задания и перестанут получать нагоняй от начальства. Каждый видит, что он должен делать для достижения целей, что он уже сделал и что еще предстоит совершить.
Система А2Б уже представляет собой готовое решение, но разработчики планируют добавлять новые апгрейды: внутрикорпоративный чат, новые модули (финансы, СЭД, обучение и другие), гостевой доступ в проекты и многое другое.
Так что, если внедрить А2Б прямо сейчас, в перспективе можно перевести ВСЮ деятельность компании в удобную единую информационную систему, за исключением, разве что, бухгалтерии.