Как быть самым продуктивным сотрудником в офисе и при этом уходить домой в 17:30

Это Кэл Ньюпорт. И его можно назвать по-настоящему продуктивным, так как он:

• профессор в университете, который проводит там полный рабочий день и, помимо пар, организует различные мероприятия для студентов;
• пишет шесть (или даже больше) статей в год для научных журналов;
• автор четырёх отличных книг и сейчас работает над пятой;
• заботливый муж и отец;
• ведёт свой блог о продуктивности и эффективности, который регулярно пополняет новыми записями.

Несмотря на всё вышеперечисленное, он заканчивает работать в 17:30 и редко занимается рабочими делами по выходным.

Нет, он не супергерой, и у него нет команды помощников из 15 человек. Давайте на минутку перестанем завидовать такой организованности и эффективности и задумаемся, благодаря чему Кэлу удаётся всё успевать.

Ниже вас ждут советы, следуя которым вы научитесь эффективно управлять своим временем, перестанете быть ленивым, просто начнёте делать больше и при этом будете уходить из офиса домой в 17:30. Итак, начнём.

1. Списки дел — это зло. Составляйте себе расписание

Списки дел сами по себе бесполезны. Они лишь ваш первый шаг. Вы должны создать себе чёткий график. Зачем? Это поможет вам распланировать то, что вы можете сделать на самом деле. Это позволит выполнять вам конкретную задачу именно тогда, когда вы сможете выполнить её наиболее эффективно, а не просто потому, что она идёт четвёртым номером в списке.

До тех пор, пока в вашем списке нет конкретной даты и времени для каждой задачи, вы просто выдаёте желаемое за действительное.

Планирование поощряет вас противостоять реальности. У вас есть ограниченное количество времени и конкретное количество задач. Но вы не можете точно определить, сколько времени у вас отнимет каждая задача. Когда вы окинете взглядом весь фронт работ, сможете продуктивно потратить каждый рабочий час, выжать из него больше и работать там и тогда, где и когда вам удобнее.

Эксперты сходятся во мнении, что если вы не подсчитываете конкретное время, которое потребуется на выполнение задач, то вы заранее обрекаете себя на неудачу.

Наверняка многие из вас сейчас думают, что большинство задач появляются внезапно и их невозможно предвидеть и распланировать. Да, конечно, такие внезапные задачи очень сложно включить в свой график. Но для этого не нужно быть семи пядей во лбу. Всё может измениться в любую минуту. Но у вас даже несмотря на это должен быть план, иначе вы будете тратить собственное время впустую.

Хотите перестать быть прокрастинатором? Расписание вам поможет.

Осознание того, что у вас чётко распланированный фронт работ, уже уменьшает желание медлить с выполнением дел. Вы не думаете о том, стоит или не стоит вам сейчас работать — решение уже принято.

Вам кажется, что это звучит чрезмерно упорядоченно и не слишком уж весело? Неправильно думаете.

Исследования доказывают, что планировать не только рабочее, но и свободное время — это хорошая идея. Так вы повысите качество своей жизни: уровень жизни людей, которые чётко планируют даже своё свободное время, намного выше, чем у тех, которые этого не делают.

Окей, мы выкинули список дел в мусорное ведро и составили конкретный график. Теперь научимся расставлять приоритеты, ведь вы не можете работать 24 часа семь дней в неделю, верно?

2. Предположите, что вы собираетесь уйти домой в 17:30, а затем распланируйте дела, которые успеете сделать до этого времени

Работа займёт собой всё время, которое вы ей отведёте. Дайте ей 24 часа семь дней в неделю, и, будьте уверены, работа поглотит все эти 168 часов.

Вы должны установить границы, если хотите соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Ограничения во времени будут способствовать вашей эффективности.

Установите сами себе дедлайн: вы уходите домой с работы в 17:30. А затем распланируйте объём задач, который вы сможете осилить к этому времени.

Кэл называет это производительностью, обусловленной жёстким графиком.

Можете пойти и другим путём: создать себе идеальный рабочий график лодыря, а затем сделать всё ровно наоборот. Работайте усердно и упорно, не жалея себя. Поверьте, когда вы работаете на износ, умные и полезные решения сами найдут вас.

Но не забывайте, что вам стоит обезопасить себя от переработок. Вы должны ощущать, что управляете своим графиком. Чем больше вы чувствуете, что контролируете ситуацию, тем меньше стресса вы испытываете.

Окей, вы представили себе идеальный день лодыря и делаете всё наоборот. Так вы продуктивно справитесь с текущими задачами. А что насчёт долгосрочных проектов?

3. Составьте себе план на текущую неделю

Я думаю, вы согласитесь, что краткосрочные планы — это уже не круто. Если вы думаете только о сегодняшнем дне, вы никогда не окажетесь впереди.

Вы хотите писать книги, быть задействованным в различных мероприятиях, заниматься научно-исследовательской работой и быть хорошим родителем одновременно? Вам нужен конкретный план на неделю.

Люди не любят смотреть на долгосрочные планы, но забывают, какую выгоду они могут принести им. Я знаю, что я делаю каждый свой час, день, неделю, месяц своей жизни. Думаете, это сложно? Проще, чем вам кажется. Для этого нужен один час утром по понедельникам. Всего лишь.

Утром понедельника я составляю план на неделю. Просматриваю свою почту, размышляю о задачах, которые мне нужно сделать, заглядываю в календарь и думаю о том, как распланировать своё время так. Составив план, я отправляю его самому себе по электронной почте, теперь я всегда буду видеть его в папке "Входящие". Здесь я могу наблюдать его каждый день, а также всегда могу вернуться к нему множество раз на дню, если вдруг забуду о своих приоритетах.

И Кэл прав. Вы рациональнее тратите своё время, когда следуете плану.

Возможно, вы думаете, что достаточно просто продумать все предстоящие дела на неделю в голове, а записывать их не обязательно. Нет, это не так.

Если вы запишете план дел, то с большей вероятностью будете его придерживаться: у вас будет нечто материальное, а не идеальное, это будет напоминать вам о ваших приоритетах.

Итак, у вас теперь есть чёткий график и недельный план. Но вы чувствуете, что ещё чего-то не хватает. И правильно считаете.

4. Выполняйте меньше задач, но делайте это увлечённо

Наверняка вы думаете что-то вроде: "У меня просто слишком много дел. Я никогда не успею справиться с ними за отведённый промежуток времени".

И Кэл признаёт, что вы, возможно, правы. Но вам не стоит опускать руки или в паническом страхе работать до 22:00.

У вас должно быть меньше дел, чем есть сейчас. Помните, что не все ваши дела такие важные, какими хотят казаться. Вы говорите "да" намного чаще, чем следует. Спросите себя: "Что на самом деле ценно для меня в жизни?". А потом отсеките как можно больше ненужного.

Нас всегда ценят за то, что мы делаем лучше всего. Так что, если вы хотите стать успешным, не распыляйтесь, пусть вы будете выполнять меньше задач, зато у вас появится возможность выполнять их более качественно. Люди говорят "да" слишком часто. Я многому и многим говорю "нет". Я беспощадно избегаю задач, которые меня расслабляют, если чувствую, что они не имеют большого значения для меня.

Вы чувствуете, что у вас совсем нет времени, но Джон Робинсон, специалист по тайм-менеджменту, не согласен с вами и считает, что сегодня мы можем иметь гораздо больше свободного времени, чем когда-либо.

Он настаивает на том, что современные люди работают не больше, чем их предшественники (хотя большинство из нас считает иначе). Исследования показывают, что в последние 40 лет люди намного меньше проводят времени за выполнением рабочих задач и намного чаще вовлечены в непродуктивные отвлечения. Каждый, по словам Джона, имеет время на отдых.

Какой вывод из этого следует? Вы чувствуете, что у вас нет времени, потому что оно разодрано на маленькие раздражающие задачи, которые истощают вашу жизнь и вас.

Итак, делайте меньше. Но делайте это "меньше" с увлечением и восторгом.

Ваши планы структурированы, и они замечательно вписываются в ваш график. Но один вопрос всё ещё остаётся открытым: какие задачи вы должны выполнять?

5. Обращайте меньше внимания на мелкие задачи — фокусируйтесь на том, что более приоритетно

На работе мы занимаемся различными делами. Мелочи вроде разбора электронной почты, текущих и, если подумать, не всегда нужных встреч и подслушивания очередных офисных сплетен не требуют от нас каких-то особых умственных усилий. Здесь вы не используете свои таланты. Если вы занимаетесь каким-нибудь важным делом, то оно требует активизации всех ваших способностей и умений. Это приводит к качественным результатам.

В чём проблема с мелкими задачами? Мы тонем на "мелководье".

Люди, которые часто работают в выходные и по ночам, чувствуют, что они делают намного меньше, чем те, которые прощаются с работой в пять вечера. Это происходит потому, что работают они много, но значимость выполняемых ими задач невелика.

Вряд ли кто-то стал генеральным директором только потому, что отвечал на все электронные письма или побывал на одной лишней незначительной встрече. Да, скрупулёзное выполнение даже мелких задач убережёт вас от увольнения, но развиваться вы сможете только тогда, когда вашим главным приоритетом станут масштабные задачи.

Пусть у вас будет время, в которое вы посвятите исключительно приоритетным задачам. С чего начать это нелёгкое дело?

Главное — перестаньте с утра первым делом проверять электронную почту.

Старайтесь не проверять электронную почту в первые два часа после пробуждения. Некоторым людям даже сложно это представить, у них обязательно возникнут вопросы вроде: "Как я смогу это сделать? Мне обязательно нужно проверить почту, иначе я не смогу приступить к работе". Вы будете удивлены, когда узнаете, что в большинстве случаев это совсем не так.

Да, возможно, вам действительно стоит залезть в свою электронную почту и почерпнуть информацию, которая позволит вам завершить задачу на все 100%. Но вы можете для начала выполнить её на 80 или 90%, и только потом полезть в свои письма за дополнительной информацией. Так вы убережёте себя с утра от ненужных и посторонних сведений, на которые обязательно переключится ваше внимание, и сможете посвятить себя исключительно работе.

Итак, как нам связать всё вышеперечисленное вместе? Как ни странно, просто суммировать.

Кэл дал нам пять хороших советов:

1. Списки дел — это зло. Составляйте себе расписание.
2. Предположите, что вы собираетесь уйти домой в 17:30, а затем распланируйте дела, которые успеете сделать до этого времени.
3. Составьте себе план на текущую неделю.
4. Выполняйте меньше задач, но делайте это увлечённо.
5. Обращайте меньше внимания на мелкие задачи — фокусируйтесь на том, что более приоритетно.

Сейчас слова "расписание" и "планы" звучат для вас холодно, и вы не понимаете конкретной выгоды, которую они вам принесут. Но как только вы сделаете их частью своей жизни, то поймёте, что у вас освободилось время для семьи и друзей. Кроме того, вы будете делать то, чем сможете гордиться.

Интеллектуальный труд — это на самом деле мастерская работа. Но она не так сложна, как кажется: вы не занимаетесь резьбой по дереву, а работаете с информацией. Вы разрабатываете идеи. Вам приходится отделять зёрна от плевел, а иногда создавать идеи из "сырого" материала. Если вы начнёте смотреть на этот процесс с позиции мастера, то станете счастливее, будете довольны своей работой и, конечно же, более успешны в своей профессиональной деятельности.

Выберите, кем вы хотите быть: офисным затворником или успешным творцом?