Всем уже давно известно, что многозадачность не такая уж и хорошая штука: она не позволяет нам эффективно сосредотачиваться на чём-то одном.
Всё дело в том, что переключение с одной задачи на другую занимает много времени — это подтверждается исследованиями. Люди эффективнее всего работают, войдя в состояние потока: полностью сфокусировавшись на одном занятии, не отвлекаясь ни на что другое.
К сожалению, поймать поток получается далеко не всегда, потому что мы постоянно завалены кучей разных дел, которые требуют нашего внимания. Однако есть один приём, позволяющий минимизировать траты времени и энергии на переключение между различными видами деятельности. Он называется "группировка", или "пакетирование", задач (task batching).
Суть этой методики в следующем: вы объединяете однотипные задачи в так называемые пакеты, а затем выполняете их скопом. Всё просто.
Почему полезно группировать задачи
Выполнять дела в случайном порядке проще всего: не приходится париться с планированием, расстановкой приоритетов и прочей скукотищей. Вы вспомнили о чём-то — и сделали это. А затем перешли к следующей задаче.
Вот только такой подход не очень-то полезен для вашей способности фокусироваться. Согласно исследованию, опубликованному в журнале Psychology Today, человек теряет до 40% своей производительности, когда переключается между несвязанными задачами.
Иными словами, если вы сначала пишете отчёт, затем начинаете отвечать на электронные письма, потом разбираете бумажные документы, а после снова возвращаетесь к отчёту, то каждый раз теряете время на то, чтобы сконцентрироваться на новом задании, не похожем на предыдущее. Том ДеМарко, автор книги "Человеческий фактор: успешные проекты и команды", утверждает, что на такое "переключение передач" уходит до 15 минут, а то и больше.
Пакетная группировка задач облегчает переход от одного действия к другому. Чем более схожи ваши задачи, тем проще, закончив одну, взяться за следующую.