"Вы" и "Ваш" с прописной буквы используются на письме, чтобы выразить уважение к собеседнику. Однако писать эти местоимения и их формы именно так необязательно. Само употребление "вы" вместо "ты" для обращения к одному человеку — уже проявление уважения.
В переписке вы сами можете решать, какой вариант написания выбрать, поскольку этот вопрос не регламентируется строго в русской орфографии. Руководствуйтесь этими правилами.
- "Вы" с прописной буквы оправданно в личной переписке, официальном документе, анкете или рекламном тексте как форма выражения вежливости, но только если обращение адресовано одному человеку. Например: "Сообщаем Вам, Александр Петрович, …"
- Соответственно, не стоит использовать "Вы", чтобы обратиться к группе людей: "Дорогие подписчики, как вы знаете…"
- Местоимение "Вы" обязательно нужно писать с большой буквы при обращении к титулованной особе. Например, "Ваша честь", "Ваше Величество", "Ваше Высочество".
Если сложно сразу запомнить эти тонкости, пользуйтесь мнемонической техникой: выбирайте "Вы", если перед ним можно вставить обращение в единственном числе. Например: "Уважаемый клиент, рады предложить Вам…" Но ещё раз подчеркнём, что использовать в таких случаях форму с прописной буквы необязательно.